Calls ineficientes? Seis medidas para tornar suas reuniões online mais produtivas 

As conferências online já aconteciam antes da pandemia, porém os encontros presenciais sempre figuraram como preferência, sob o argumento de serem mais eficientes e garantirem a proximidade entre os participantes. Diante das recomendações de distanciamento social, da noite para o dia, equipes inteiras tiveram de aprender a trabalhar e se comunicar em ambiente virtual, ainda que tenham muitos desafios a serem superados, como a saúde emocional do colaborador, estrutura adequada, produtividade e segurança da informação.

Como já abordamos esses assuntos em outros posts, agora, queremos chamar a atenção para outro ponto sensível: a eficiência dos calls. Vamos falar a respeito da opinião dos colaboradores diante da operação online e quais são as boas práticas para encontros virtuais mais produtivos.

Encontro online é a nova preferência dos profissionais

Mais da metade (64,66%) dos 249 profissionais entrevistados pela empresa de recrutamento e seleção Robert Half afirmaram que, em decorrência do distanciamento social, suas organizações precisaram recorrer pela primeira vez a plataformas de comunicação e colaboração. Em um outro estudo, a empresa mapeou que 72% dos 800 colaboradores questionados afirmaram desejar que, após a pandemia, suas empresas realizem menos reuniões e treinamentos presenciais.

Seis medidas para que o call seja eficiente

Ainda que pareçam mais práticas, as reuniões online, quando realizadas em excesso, acabam estressando muitos colaboradores. No formato presencial, há um limite de, no máximo, dois encontros por dia, respeitando-se o tempo necessário para deslocamento. Agora, quando se trabalha online, esse limite deixa de existir. Mas é possível garantir a eficiência desses encontros com algumas boas práticas, como:

  1. Escolha a ferramenta que será utilizada

Ao definir qual ferramenta de tecnologia será utilizada, é importante que o líder da reunião transmita essa informação aos demais participantes e certifique-se de que todos tenham acesso à solução e saibam utilizá-la de maneira ampla. Assim, evita-se desconfortos durante o bate-papo. Sempre que possível, utilize soluções com recursos de voz e vídeo para garantir a proximidade entre todos.

  1. Unifique as tecnologias

No mercado, existe uma solução baseada em nuvem chamada Avaya Spaces. Trata-se de uma ferramenta de colaboração equipada com sala de reunião privada em cloud computing. Por meio dessa ferramenta é possível fazer conferências de áudio e vídeo, trocar mensagens, compartilhar arquivos e gerenciar tarefas, de maneira centralizada e sem sobrecarregar o e-mail. Uma opção interessante para quem deseja otimizar a operação com comunicação e gestão de performance.

  1. Defina a lista de participantes

A produtividade tem sido um dos desafios dos profissionais nesse período de home office compulsórios. Muitos dividem a rotina e o espaço físico com outros membros da família, incluindo as crianças. Para que essas pessoas não percam o foco com relação ao trabalho a ser realizado, é importante atenção para convocá-las apenas para reuniões nas quais elas efetivamente vão poder contribuir com ideias ou informações

  1. Tenha um tema definido

É sempre importante que toda reunião tenha um tema central e que todos os participantes estejam cientes do assunto que será tratado. Também ajuda na organização do encontro se o líder da reunião definir, com antecedência, os pontos que serão abordados e o que espera de cada participante.

  1. Seja pontual

Seja em ambiente online ou presencial, a recomendação é que a reunião tenha horário para início e término. Assim, corre-se menos risco de que o bate-papo perca o foco. Prefira sempre iniciar a conversa no horário combinado, em respeito aos que se preocuparam em ser pontuais. Certamente, quem entrar atrasado nesse encontro, ficará mais atento ao horário, na reunião seguinte.

  1. Ao encerrar, deixe claro os próximos passos

No final do encontro, a sugestão é que o líder repasse as principais decisões tomadas, bem como as ações que ficaram pendentes, os responsáveis pelas atividades e os respectivos prazos de conclusão. Caso o grupo trabalhe com uma solução de colaboração, como a Avaya Spaces, é importante lembrar a todos sobre a importância de manter a ferramenta atualizada.

A operação distribuída veio para ficar. Por isso, é importante que as organizações estruturem suas operações com métodos, processos e tecnologias para garantir não só a gestão da performance da equipe, como a qualidade dos resultados e a competitividade do negócio. Caso precise de ajuda nesse processo, fale conosco.

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